REGISTROS INTERNOS DE LOS
SISTEMAS
Introducción
En
el siguiente trabajo hablaremos como es que los gerentes de la empresa utilizan
lo que son informes de registro interno, para asi poder tener una buena
administración y poder tomar las decisiones correctas.
Esta
información que se recopila de los registros internos es de fuentes propiamente
que solo la empresa puede acceder a esa información, con el fin de evaluar el
desempeño y con ello poder evaluar las problemas y las oportunidades.
Existen
diferentes departamentos dentro de las organizaciones y cada uno de ellos tiene
que realizar sus propias actividades como en el área de contabilidad ahí se
desprende lo que son los informes de registros de ventas, reporta el nivel de
ingresos que obtuvo la empresa, también esta el registro de inventarios que ahí
es podemos localizar fácilmente la cantidad de productos con la que cuenta la
empresa y asi poder saber cuanto es la siguiente producción que se debe
realizar, como también existen los registros de devoluciones que es cuando los
clientes nos regresan un producto por diferentes motivos y la empresa debe
tener muy bien controlada esa información.
Los sistemas de información interna consisten en
categorías, teniendo diferentes características cada uno de ellos objetivo de
algunos de ellos es respaldar las actividades a nivel operativo, mientras que
otros ayudan a tomar decisiones mas complicadas.
Para poder entrar un
poco mas a los que son informes de registro, debemos de saber que los tipos de
registros que se mencionaran mas adelante son parte de los sistemas de
información interna, dentro de ellos encontramos lo que son:
Sistemas para el
procesamiento de transacciones o el informe de registro de ventas
Con la tecnología con la que se cuenta, la
información esta disponible para las empresas que permiten el procesamiento
rápido de grandes cantidades de datos y de información para el proceso de la
toma de decisiones y con ello elegir la mejor. La rapidez de este procedimiento
es importante cuando existe un elevado numero de ventas y de actividades
operativas, con estos procesamientos y gracias a la tecnología ha hecho que se
sustituyan los registros manuales por una computadora ya que el manejo de la
información es mas rápido, en la actualidad las empresas cuentas con las bases
de datos para asi poder facilitar el trabajo pero sin dejar atrás la
responsabilidad de siempre buscar ser una empresa reconocida.
Sistemas
de manejo de información
A
comparación de los sistemas de transacciones, este proporciona una información
muy detallada, confiable y valida, siempre que se requiera dicha información.
Los sistemas de información no toman las decisiones si no que nos proporcionan
la información correcta para que después se tome la mejor decisión. No
necesariamente tiene que existir un sistema tiene que ser un sistema de
computadora también los hay manuales que son igual de efectivos, pero con la
rapidez que se vive hoy en día es mas conveniente en una computadora.
Sistemas
para apoyar decisiones
En
este sistema es donde se proporciona información y se le da entrada para el
proceso de la toma de decisión, muestra la información que requieren los
gerentes para emitir su opinión acerca de situaciones en particular.
Entonces
podemos decir que el informe de registro ventas es un documento donde se
recopila, organiza y se procesa toda esa información de la mejor manera para
que asi los gerentes puedan obtenerla con mayor facilidad.
Los
individuos pueden utilizar varios grupos de datos para poder responder a una
serie de preguntas como la de “que pasaría si” varían los detalles de cada
sistema, en este su principal objetivo
es ayudar en el procesamiento de la información para la elaboración de
decisiones.
La
secuencia en el proceso de transacciones
El
procesamiento de ventas sigue una secuencia y cada una de las actividades en
dicha secuencia conduce a una o mas diferentes ventas, el tiempo de duración de
cada una ellas depende de las características de cada sistema.
Captura
de datos
Los
datos referentes a los eventos deben de
ser capturados y registrados en el caso de que los sistemas son a computadora
pero si son manuales entonces solo se pueden escribir los detalles mas
relevantes.
Procesamiento
de las transacciones
Se
siguen un proceso mediante el cual los datos registrados son validados y
manipulados de acuerdo a los procedimientos estos con el fin de que detecte y
asi evite los errores.
Mantenimiento
de archivo
La
ejecución de las transacciones nos conlleva a realizar un mantenimiento de los
archivos estos pueden se por lotes es decir que se pueden realizar tiempo
después que se hayan realizado las ventas o en modo en línea, cuando se refleja
inmediatamente los cambios en los archivos.
Este
sistema nos sirve para mejorar la rapidez y tener la información exacta de los
departamentos.
Informe de registro de
costos
Este
se lleva a cabo a partir de los reportes diarios donde se anota la producción
que se realizada y asi poder sacar los costos.
Sistemas
contables
Son
de vital importancia dentro de las empresa, son la base para determinar la calidad de funcionamiento
de cualquier empresa dentro del ramo seleccionado, los principios de la
contabilidad describen la manera en la que los detalles de las actividades que
se realizan en la empresa deben ser registrados para estar seguros de que hay
una correcta definición del estado actual en el que se encuentra la empresa.
Dentro
de este sistema podemos encontrar una serie de preguntas como:
·
¿Que transacción se ha
realizado?
·
¿Cuando ocurrió la
transacción?
·
¿Qué efecto causo la
transacción?
·
¿Cuánto dinero esta
implicado en la transacción?
Su
principal objetivo cuando hablamos de los sistemas contables es el dinero, en
este sistema es donde podemos ver que tanto es lo que se genera de dinero o en
su caso contrario el decremento de dinero que exista. Cuando se realiza una
transacciones que hace que disminuya el dinero en cierta área, por otro lado
debe haber un incremento en otra y así poder tener un equilibrio.
Una
característica de los sistemas contables es que existe un sistema de
mantenimiento de doble entrada en donde, las cuentas deben ser iguales a los
crédito para que se encuentre en equilibrio el sistema.
Tenemos
también lo que son los registros de cuentas, estos son un documento que lista
todas las categorías que utiliza la empresa, y cada una de las cuentas se
utiliza para reportar los eventos o resultados de los eventos relacionados con
aspectos relacionados en particular de las empresas.
Informe de registro de
inventarios
Este
informe es un explorador de concentración de mercancías donde desde aquí se
puede visualizar toda la información de los movimientos que se realizan dentro
de la empresa, este informe funciona llevando un control periódicamente de las
mercancías que necesita la empresa, a su vez se tienen que actualizar cada vez
que se registre un movimiento como por ejemplo, si vendemos una mercancía ahí
ya hubo un movimiento por que entonces dentro del almacén ya tenemos una menor
cantidad de productos.
El
sistema de registros de inventarios es de mucha utilidad dentro de la empresa
ya que nos sirve para llevar un control preciso de todas las entradas y todas
las salidas realizadas.
Si
los pedidos no se pueden surtir debido a una mala existencia es mas que obvio
que la demanda del producto no o de mercancías no será satisfecha. La
administarcion del inventario esta dirigida con el fin de balancear esa
demanda.
Su
objetivo: la inversión de una organización en los productos que ofrece en
ventas es con frecuencia susceptible de ser medida. Por lo cual estos elementos
debe ser administrados de la misma manera que cualquier otro activo para
asegurar una máxima ganancia posible de inversión.
En
control del inventario también incluye determinar cuando deben ser colocados
los pedidos para satisfacer la demanda de un determinado articulo, asi como que
cantidad pedir. Abarca los procedimientos para recibir en forma correcta los
pedidos cuando lleguen y ajustar los registros de tal manera que la cantidad
disponible en el almacen.
Una
gran organización trabaja con muchos vendedores y los sistemas de inventarios deben abarcar los
detalles de quien proporciona cada uno de los artículos, los cambios en los
precios por parte de los vendedores son parte del negocio, cuando esto sucede
los registro de inventario deben ser ajustados para reflejar los costos
actuales.
Existen
varios tipos de transacción, las transacciones son asociadas con la administración del inventario basada en
computadora incluye lo siguiente:
v Retiro
de inventario: registra las cantidades registradas de la existencia en el
almacén de tal manera que la empresa tenga la información de saber cuánto
artículos tiene en total en el almacén.
v Llegadas
al inventario: cambio en los registros
esto debido por la llegada de mercancía que entra al almacén
v Consulta
por artículo: es un examen del registro de un artículo en especial para
determinar a cantidad actual disponible.
v Mantenimiento
de artículos: adición o eliminación de de artículos que se conservan en el
inventario.
Sistema
de libro mayor
En
un sistema de libro mayor es donde se analizan todas las actividades contables
que se realizan dentro de la empresa para demostrar su efecto. El objetivo de este sistema y de los archivos básicos así como las
actividades de procesamiento es, conservar las actividades de las aplicaciones
contables.
Este
sistema de registro nos sirve para consolidar todas las transacciones
financieras que suceden dentro de una organización con objeto de resumir y
demostrar los cambios efectuados dentro de la empresa con base a números
reales, estos son diseñados para ayudar en el control de la historia financiera
de la empresa, como vivos anteriormente los sistemas registran y almacenan
información pasada y presente, en este caso con datos pasados que se encuentran
registrados podemos saber los cambios
que han surgido en el transcurso del tiempo en los movimientos de la
organización.
Si
no existen archivos de resúmenes para cada una de las áreas de actividad, se
preparan entradas diarias en un área especial para que así quede registrada
dicha información.
Las
transacciones en este sistema son diferentes de los otros sistemas, no incluyen
los datos referentes a las transacciones operativas, estos registros son
diarios ya que son entradas y se registradas como movimientos en los
inventarios.
Algunas
de las actividades que se registran en el libro mayor son las siguientes:
·
Registro de archivo de
resúmenes de otros sistemas de contabilidad en las cuentas correspondientes.
·
Preparación de informe de
las cuentas y de la historia contable
·
Preparación del estado
financiero para el periodo
·
Preparación de un sistema
para el siguiente periodo contable
Este
sistema lleva programas los cuales pueden estar organizados de diversas
maneras, son necesarios para aceptar las entradas y corregirlas en el caso que
sea necesario por si se haya causado un error.
Cuando
se llega al final del periodo se corre un programa especial esto para dar por
terminado el periodo, este programa es el que ajusta los totales del año a la fecha en cuentas correspondientes.
En
sistema de salida se puede esperar encontrar los siguientes informes y los
programas disponibles.
Ø Relación
de las listas de cuentas: estas son unas listas que contiene la relación de los nombres de los clientes
existentes
Ø Registro
de transacciones: es un listado donde se muestra todas las transacciones que
han entrado durante el periodo actual por fecha.
Ø Un
informe de los estados de las cuentas: es un informe de todas las cuentas
seleccionadas con saldos iníciales, así como nuevos saldos.
Sistemas
para el procesamiento de entrada de órdenes
Generalmente
estos sistema s no son independientes, son diseñados para modo en lotes o con
mas frecuencia con como sistemas en línea. La razón general para operar un
sistema de de entrada de ordenes es procesar los pedidos de los clientes. Los
objetivos del proceso de las órdenes son
satisfacer las necesidades de los clientes para manejar las órdenes en forma
rápida y precisa.
Sistemas de cuentas por
cobrar
Se
refiere a un ingreso de en efectivo que se le adeuda a las empresas u
organizaciones como resultado de una transacción que ha sido efectuada, pero
por la cual no se le ha pagado. Con mucha frecuencia las ventas en la empresas
se hacen basadas en las órdenes de compra las cuales pueden originar ventas a
crédito en lugar de que la venta sea en efectivo. En contabilidad podemos decir
que entonces la mercancía la intercambiamos por lo que es una promesa de pago
por la cantidad adecuada.
Este
sistema también cuneta con su objetivo, el procesamiento de este sistema sirve
para captar y procesar los datos de contabilidad que son importantes para
controlar las ventas hechas a crédito y no en efectivo.
Existen
varios tipos de transacciones como:
ü Transacción
de ventas: en este caso se trata de la capacitación de datos referentes a cada
transacción a crédito y al almacenamiento de los datos mas importantes en un
registro de transacciones.
ü Transacciones
de pago: se procesan los datos de la transacción y se calculan los nuevos
balances contables.
ü Transacciones
de ajustes: es la capacitación de datos utilizados para corregir datos
previamente registrados.
ü Consultas a las cuentas: la recuperación de información
de uno o más registros de cuentas por cobrar para responder a consultas de los
clientes.
En
un sistema de cuentas por cobrar las actividades relacionadas con las
transacciones ocurren cuando se efectúa la venta, puede ser la transacción en un
sistema automatizado de una entrada de órdenes o puede estar controlada en
forma manual. Los datos de transacción se alimentan al sistema mediante una terminal y se
acumulan en un archivo de transacciones temporales, posteriormente el archivo de
datos se procesa comparándose con los archivos maestros de cuentas por cobrar,
se prepara y se imprime automáticamente un informe listando cada una de las
transacciones.
Sistema de cuantas por pagar
Se
refiere a la cantidad de dinero debida
al vendedor o proveedor de los servicios solicitados o de las mercancías
recibidas. Mas que conservar datos sobre la cantidad de dinero que debe ser
recibida, como en los sistemas de cuentas por cobrar, los sistemas de cunetas
por pagar almacenan y procesasn los detalles referentes a las cantidades que
deben ser pagadas.
Uno
de sus principales objetivos de este sistema es que conservan los registros
dela facturas recibidas de los acreedores y la cantidad total que se le debe a
cada uno de los acreedores.
Otro
de los objetivos es que debe mantener el nivel sobre los niveles de crédito
esto debido a que el nivel de crédito de una empresa se encuentra asociado con
sus pagos oportunos de las facturas, estos sistemas están diseñados para
controlar las fechas límites para obtener descuentos en efectivo.
La
administración de las cuentas por pagar es mucho mas que pagar facturas,
incluye la administración precisa de los registros control sobre el uso del
efectivo, mantener una buena tasa de crédito y proteger contra desembolsos no
autorizados de efectivo. La ayuda de la tecnología con el uso de la computadora
puede mejorar la efectividad y la eficiencia siempre y cuando los dispositivos
sean manejados de la mejor manera
Conclusión
Después
de haber realizado una corta investigación acerca de los sistemas que se
manejan dentro de las organizaciones me doy cuenta como son tan importantes
para ellas y como es que cada registro va ligado con otro, como por ejemplo; en
sistema de registros de ventas es ahí donde nos muestra cuanto fue lo que se
vendió y por lo tanto hizo que existiera tanto un movimiento en el sistema de
registro de inventarios por el motivo de que se realizo una salida, asi como
también en el sistema de de cuentas por cobrar en el dado caso no nos hayan
hecho esta compra en efectivo.
Entonces
nos podemos dar cuenta como es que todos los sistemas van de la mano para asi
poder tener una buena administración dentro de la empresa y también nos ayudan
para tomar las mejores decisiones por que en un dado caso de las ventas
podríamos decir que tenemos una cartera de clientes entonces con ese dato se es
mas fácil ver que clientes son mas responsables que otros y si verdaderamente
podemos confiar en ellos entregando una mercancía que tal vez se pagara en un
cierto plazo que se determina.
Estoy
de acuerdo que los sistemas de registro son de mucha utilidad y que esta
información solo es para la empresa ya que son informes de registros internos.
Cuando
nos dijeron que teníamos que hacer un ensayo acerca de toda la unidad dos del
programa escolar, dije “es mucho” y de
hecho me costó un poco de trabajo encontrar información acerca de todos los
informes de registros, por que busque en diversos libros y no encontraba nada,
pero después con ayuda de alguien mas obtuve información para elaborar mi
trabajo, en donde se explica de una manera muy detalla cómo es que los sistemas
información interna son muy útiles para que una organización logre sus
objetivos que estos pueden ser varios como uno de ellos y muy importante es que
sus clientes al momento de comprar sus productos en verdad queden satisfechos y
otro objetivo es que la empresa genere ganancias y asi seguir creciendo tanto
en territorio nacional hasta llegar a ser una empresa reconocida mundialmente,
pero para ello se debe de trabajar mucho y saber explotar al máximo y de la
mejor manera los recurso con los que se cuenta tanto financieros como humanos.
