ELEMENTOS BÁSICOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Introducción

En el siguiente ensayo se presenta de  la manera más detallado lo que son los sistemas de información y como estos son muy útiles hoy en día para lograr  una buena administración dentro de las empresas, ya que los sistemas de información de la mercadotecnia proporcionan cierta información para la toma de decisiones, en cuanto a los productos las empresas han ido creciendo de manera relevante por lo que tienen que extender sus productos a diferentes mercados, y estar muy al pendiente de los cambios y gustos de los consumidores ya que son muy frecuentes por lo que se deben estudiar a fondo para así poder tomar le mejor decisión y por lo tanto satisfacer al consumidor.

Se mostrara los elementos básicos de un sistema de información de mercados tanto, su concepto, sus componentes, la necesidad de ellos en las organizaciones así como sus beneficios.

Para ello primero veremos lo que es un sistema de información como primer punto para así poder darle paso a los siguientes.

También podremos ver que para ser efectivo, un vendedor necesita recabar suficiente información, a fin de entender sucesos pasados, identificar lo que está ocurriendo ahora y predecir lo que podría suceder en el futuro, por eso es tan importante un SIM dentro de una organización ya que podemos tener a la mano información tanto pasada como presente y así poder solucionar problemas.

La información de mercados recabada en el sistema  puede llevar al gerente de mercadotecnia a nuevos productos, a mejorar lo que ya existen  y también hacerle cambios como al  precio, las  promociones o estrategias de distribución.

La información puede ayudar a definir problemas o a identificar oportunidades. Una vez que se identifica un problema u oportunidad de mercadotecnia, recoger información pertinente ayuda al gerente de mercadotecnia manejar de la mejor manera la situación.

CONCEPTO

Cuando nos dijeron que teníamos que hacer un ensayo acerca de los fundamentos de sistemas de información de mercadotecnia me dedique a buscar información en varios libros, por lo cual me quede con solo la de dos fuentes bibliográficas, cuando lo comencé a leer en verdad se me hizo aburrido y no le entendí pero después con otros conceptos más le entendí mejor y como es que las empresas necesitan sistemas para que funcionen de una mejor manera ya que con los sistemas pueden tener información ya sea pasada o actual y así analizar circunstancias por las que paso o pasa la empresa y así mismo poder tomar una solución correcta para resolver la situación, me doy cuenta como cada vez aprendo cosas nuevas de cómo las empresas deben estar constituidas para que tengan un buen funcionamiento y logren el éxito.

“Un SIM es un grupo organizado en marcha, de procedimientos y métodos creados para generar, analizar difundir, almacenar y recuperar información para la toma de decisiones.

Es el conjunto de personas y equipos de procedimientos cuya función es recopilar, ordenar, analizar, evaluar y distribuir la información necesaria, puntual y precisa al personal de marketing encargado de tomar decisiones. La información se obtiene a partir del sistema de datos internos de la empresa, de las actividades de inteligencia de marketing y de la investigación de mercados.” Dirección de marketing kotler Philip”

Después de haber comprendido para que nos sirve  un sistema de información estoy de acuerdo que  tiene capacidades para lograr que una empresa funcione si se lleva acabo correctamente.

Y también como es importante que un SIM funcione correctamente ya que depende de ciertas cosas que se dicen sencillas pero creo que para ya llevarlas a la práctica se necesita la tener la responsabilidad suficiente para que exista un SIM exitoso y así al momento de requerir ciertos datos sea posible conseguirlos con la mayor facilidad gracias al esfuerzo que realizan los trabajadores de la empresa.

“Un SIM depende de tres factores:

o   La naturaleza y la calidad de los datos obtenibles para el ”

o   La exactitud y el realismo de los modelos y de las técnicas analíticas que se aplican a los datos.

o   La relación de trabajo entre los operadores del SIM y los gerentes que usen los resultados.

COMPONENTES

Las empresas basan sus trabajos en informes por lo tanto estos son internos y pueden ser de ventas, precios, costos, inventarios, cuentas por pagar por cobrar entre otros registros, por lo cual los SIM tienen componentes los cuales les permite identificar tanto sus oportunidades como amenazas por lo tanto sus componentes son:

El ciclo pedido-facturación.

En este componente podemos decir que es aquí donde los clientes, los vendedores entre otros es donde hacen sus pedidos y por lo cual en el departamento de ventas es donde se generan las facturas y se envían a los departamentos correspondientes, así como cuando se envían los pedidos se hacen llegar con una copia tanto de sus nota como su factura y así con esto queda registrado lo que se vendió, que cantidad y cuando.

Hoy en día este procedimiento es muy importante para las empresas ya que deben tener registrada toda esta información y así una vez más vemos como es que el SIM recolecta la información, además de que a los clientes les interesa tener relación con empresas que cumplan con la entrega de sus pedidos a tiempo, que tengan la suficiente responsabilidad para que así los clientes sigan confiando en ellas.

“En la actualidad las empresas necesitan realizar ciertos pasos con rapidez y precisión, puesto que los clientes prefieren aquellas empresas que cumplen a tiempo con sus promesas de entrega. Los clientes y representantes de ventas envían por fax o correo electrónico sus pedidos. Los  almacenes automatizados los procesaran rápidamente. El departamento de facturación emite y envía las facturas lo antes posible. Cada vez mas empresas utilizan extranet e internet para mejor la velocidad, precisión y eficiencia del ciclo pedido-facturación.”  Dirección de marketing, kotler Philip”

Sistemas de información de ventas

Los gerentes de la mercadotecnia necesitan tener los informes puntuales y precisos sobre el nivel de ventas del momento que ha generado la empresa. Para ello los avances técnicos están revolucionando los sistemas de información de ventas esto les permite a los vendedores tener  la información en tiempo real, así con ello saber cuánto es su nivel de ventas ya que con este sistema es de gran utilidad por que permite conocer la información en cualquier momento en que la soliciten los gerentes, con los avances de la tecnología ha hecho que las ventas sean de una manera diferente como el equipo que esta integrado con códigos que identifica a los productos y en automático se queda registrado el día que se realiza la venta y estos queda en el inventario.

Bases de datos, almacenes de información y análisis

Hoy en dia las empresas tienen que tener muy bien organizada su información puesto que con ello es mas fácil poder encontrar alguna información cuando se requiera en determinado momento, por lo cual las grandes empresas tienen clasificada esta información en lo que se llama base de datos dentro de ella podemos encontrar a los clientes, productos, vendedores entre otros, así con estos datos la empresas pueden localizar con mayor facilidad a ciertos tipos de clientes ya que pueden ver con qué frecuencia les compran cuanto compran y que cantidades compran, entonces si quieren lanzar una promoción solo lo pueden hacer para clientes preferentes y así solo buscan la información que les interesa y a los otros clientes los descartan para esta promoción ya que no entran en el rango de clientes con altas ventas.

Necesidad de los sistemas de información

En estos tiempos existen demasiadas fuerzas ambientales por lo que las organizaciones están obligadas y tienen la responsabilidad de tener muy bien administrada su información, porque existen varios factores como son:

Ø  Que en la actualidad tenemos un ritmo de vida muy acelerado , por lo cual los gerentes no tienen tiempo para tomar las decisiones por lo que tienen que incurrir a ciertos métodos y así desarrollar nuevas cosas con mucha más rapidez.

Ø  Las organizaciones a la fecha están creciendo por lo cual expanden sus mercados y esto la hacen tanto nacional como internacionalmente y así alcanzar y elevar otros niveles de ventas.

Ø  Conforme pasa el tiempo se eleva el nivel de precios de ciertas cosas como la energía y la materia prima para producir por lo que las empresas deben buscar la mejor alternativa para así poder competir.

Beneficios de un SIM

También dentro de los sistemas encontramos beneficios, hoy en día las empresa hay crecido demasiado y son tantas las que existen que por eso es necesario tener un sistema de información ya que ellas producen información diaria de sus operaciones que realizan, entonces tener un SIM dentro de la organización es muy importante ya que este le permite recopilar datos y así tenerlos en un determinado momento ya que estos pueden ser datos pasados como presentes que le pueden ser de mucha utilidad en circunstancias de la empresa.

“Un SIM bien diseñado puede proporcionar un flujo de información más rápido y más complejo para la toma de decisiones de la administración, la capacidad  de almacenamiento y de recuperación de un SIM  permite recolectar y usar nueva variedad más amplia de datos.

Un sistema de información de marcados es de valor obvio en una gran compañía en donde es probable que la información se pierda o distorsione al difundirse ampliamente, sin embargo, la experiencia muestra que los sistemas integrados de información también pueden mejorar el desempeño de la administración en empresas de tamaño pequeño y medio.”

 Conclusión

Después de haber hecho una pequeña investigación sobre los sistemas de información de la mercadotecnia podemos decir que son muy importantes para las empresas, su mayor importancia es que ayuda a la toma de decisiones y con esto lograr su objetivo

Además como en verdad las empresas no es que quieran un SIM solo por decir que lo tienen si no que en verdad es un necesidad dentro de ellas, ya que hoy en día la vida que vivimos es demasiado rápida entonces las empresas deben tener muy en claro lo que quieren y, como se dice “no se las coma el tiempo” por lo que los sistemas están hechos para que se mas fácil tomar cierta decisión, ya que la competencia está muy fuerte y cada vez las empresas tienen que pensar más en cómo le pueden hacer o mejor dicho cual es la mejor manera  ya sea que se mantengan o crezcan y una opción es vender tanto productos o servicios dentro de su territorio o fuera de él, porque cada vez son más caras la materias primas entonces tienen que pensar en grande para lograr ser una empresa reconocida y ser verdaderamente tanto eficazmente como eficiente, así que por lo tanto estoy de acuerdo que un SIM es una necesidad dentro de las empresas, tienen que ver la mejor manera de utilizar y aprovechar al máximo con los recursos que cuentan para poder salir adelante porque la competencia es muy grande y tienen que ofrecer tanto mejor imagen como calidad a lo más importante que son los clientes, porque si uno como consumidor compra algo y en verdad no satisface su necesidad no regresa al lugar y mejor busca por otro lado, y de eso no se trata si no que el cliente regrese y cada vez sea mejor su aspecto por cierto producto o servicio, además que las expectativas de los consumidores están creciendo cada vez más, hoy en día la tecnología es un factor muy importante ya que ha hecho que se disponga de mucha información.