registros internos de los sistemas

REGISTROS INTERNOS DE LOS SISTEMAS

Introducción

En el siguiente trabajo hablaremos como es que los gerentes de la empresa utilizan lo que son informes de registro interno, para asi poder tener una buena administración y poder tomar las decisiones correctas.

Esta información que se recopila de los registros internos es de fuentes propiamente que solo la empresa puede acceder a esa información, con el fin de evaluar el desempeño y con ello poder evaluar las problemas y las oportunidades.

Existen diferentes departamentos dentro de las organizaciones y cada uno de ellos tiene que realizar sus propias actividades como en el área de contabilidad ahí se desprende lo que son los informes de registros de ventas, reporta el nivel de ingresos que obtuvo la empresa, también esta el registro de inventarios que ahí es podemos localizar fácilmente la cantidad de productos con la que cuenta la empresa y asi poder saber cuanto es la siguiente producción que se debe realizar, como también existen los registros de devoluciones que es cuando los clientes nos regresan un producto por diferentes motivos y la empresa debe tener muy bien controlada esa información.

Los sistemas de información interna consisten en categorías, teniendo diferentes características cada uno de ellos objetivo de algunos de ellos es respaldar las actividades a nivel operativo, mientras que otros ayudan a tomar decisiones mas complicadas.

Para poder entrar un poco mas a los que son informes de registro, debemos de saber que los tipos de registros que se mencionaran mas adelante son parte de los sistemas de información interna, dentro de ellos encontramos lo que son:

Sistemas para el procesamiento de transacciones o el informe de registro de ventas

Con  la tecnología con la que se cuenta, la información esta disponible para las empresas que permiten el procesamiento rápido de grandes cantidades de datos y de información para el proceso de la toma de decisiones y con ello elegir la mejor. La rapidez de este procedimiento es importante cuando existe un elevado numero de ventas y de actividades operativas, con estos procesamientos y gracias a la tecnología ha hecho que se sustituyan los registros manuales por una computadora ya que el manejo de la información es mas rápido, en la actualidad las empresas cuentas con las bases de datos para asi poder facilitar el trabajo pero sin dejar atrás la responsabilidad de siempre buscar ser una empresa reconocida.

Sistemas de manejo de información

A comparación de los sistemas de transacciones, este proporciona una información muy detallada, confiable y valida, siempre que se requiera dicha información. Los sistemas de información no toman las decisiones si no que nos proporcionan la información correcta para que después se tome la mejor decisión. No necesariamente tiene que existir un sistema tiene que ser un sistema de computadora también los hay manuales que son igual de efectivos, pero con la rapidez que se vive hoy en día es mas conveniente en una computadora.

Sistemas para apoyar decisiones

En este sistema es donde se proporciona información y se le da entrada para el proceso de la toma de decisión, muestra la información que requieren los gerentes para emitir su opinión acerca de situaciones en particular.

Entonces podemos decir que el informe de registro ventas es un documento donde se recopila, organiza y se procesa toda esa información de la mejor manera para que asi los gerentes puedan obtenerla con mayor facilidad.

Los individuos pueden utilizar varios grupos de datos para poder responder a una serie de preguntas como la de “que pasaría si” varían los detalles de cada sistema,  en este su principal objetivo es ayudar en el procesamiento de la información para la elaboración de decisiones.

La secuencia en el proceso de transacciones

El procesamiento de ventas sigue una secuencia y cada una de las actividades en dicha secuencia conduce a una o mas diferentes ventas, el tiempo de duración de cada una ellas depende de las características de cada sistema.

Captura de datos

Los datos referentes  a los eventos deben de ser capturados y registrados en el caso de que los sistemas son a computadora pero si son manuales entonces solo se pueden escribir los detalles mas relevantes.

Procesamiento de las transacciones

Se siguen un proceso mediante el cual los datos registrados son validados y manipulados de acuerdo a los procedimientos estos con el fin de que detecte y asi evite los errores.

Mantenimiento de archivo

La ejecución de las transacciones nos conlleva a realizar un mantenimiento de los archivos estos pueden se por lotes es decir que se pueden realizar tiempo después que se hayan realizado las ventas o en modo en línea, cuando se refleja inmediatamente los cambios en los archivos.

Este sistema nos sirve para mejorar la rapidez y tener la información exacta de los departamentos.

Informe de registro de costos

Este se lleva a cabo a partir de los reportes diarios donde se anota la producción que se realizada y asi poder sacar los costos.

Sistemas contables

Son de vital importancia dentro de las empresa, son la base  para determinar la calidad de funcionamiento de cualquier empresa dentro del ramo seleccionado, los principios de la contabilidad describen la manera en la que los detalles de las actividades que se realizan en la empresa deben ser registrados para estar seguros de que hay una correcta definición del estado actual en el que se encuentra la empresa.

Dentro de este sistema podemos encontrar una serie de preguntas como:

·         ¿Que transacción se ha realizado?

·         ¿Cuando ocurrió la transacción?

·         ¿Qué efecto causo la transacción?

·         ¿Cuánto dinero esta implicado en la transacción?

Su principal objetivo cuando hablamos de los sistemas contables es el dinero, en este sistema es donde podemos ver que tanto es lo que se genera de dinero o en su caso contrario el decremento de dinero que exista. Cuando se realiza una transacciones que hace que disminuya el dinero en cierta área, por otro lado debe haber un incremento en otra y así poder tener un equilibrio.  

Una característica de los sistemas contables es que existe un sistema de mantenimiento de doble entrada en donde, las cuentas deben ser iguales a los crédito para que se encuentre en equilibrio el sistema.

Tenemos también lo que son los registros de cuentas, estos son un documento que lista todas las categorías que utiliza la empresa, y cada una de las cuentas se utiliza para reportar los eventos o resultados de los eventos relacionados con aspectos relacionados en particular de las empresas.

Informe de registro de inventarios

Este informe es un explorador de concentración de mercancías donde desde aquí se puede visualizar toda la información de los movimientos que se realizan dentro de la empresa, este informe funciona llevando un control periódicamente de las mercancías que necesita la empresa, a su vez se tienen que actualizar cada vez que se registre un movimiento como por ejemplo, si vendemos una mercancía ahí ya hubo un movimiento por que entonces dentro del almacén ya tenemos una menor cantidad de productos.

El sistema de registros de inventarios es de mucha utilidad dentro de la empresa ya que nos sirve para llevar un control preciso de todas las entradas y todas las salidas realizadas.

Si los pedidos no se pueden surtir debido a una mala existencia es mas que obvio que la demanda del producto no o de mercancías no será satisfecha. La administarcion del inventario esta dirigida con el fin de balancear esa demanda.

Su objetivo: la inversión de una organización en los productos que ofrece en ventas es con frecuencia susceptible de ser medida. Por lo cual estos elementos debe ser administrados de la misma manera que cualquier otro activo para asegurar una máxima ganancia posible de inversión.

En control del inventario también incluye determinar cuando deben ser colocados los pedidos para satisfacer la demanda de un determinado articulo, asi como que cantidad pedir. Abarca los procedimientos para recibir en forma correcta los pedidos cuando lleguen y ajustar los registros de tal manera que la cantidad disponible en el almacen.

Una gran organización trabaja con muchos vendedores y  los sistemas de inventarios deben abarcar los detalles de quien proporciona cada uno de los artículos, los cambios en los precios por parte de los vendedores son parte del negocio, cuando esto sucede los registro de inventario deben ser ajustados para reflejar los costos actuales.

Existen varios tipos de transacción, las transacciones son asociadas  con la administración del inventario basada en computadora incluye lo siguiente:

v  Retiro de inventario: registra las cantidades registradas de la existencia en el almacén de tal manera que la empresa tenga la información de saber cuánto artículos tiene en total en el almacén.

v  Llegadas al inventario:  cambio en los registros esto debido por la llegada de mercancía que entra al almacén

v  Consulta por artículo: es un examen del registro de un artículo en especial para determinar a cantidad actual disponible.

v  Mantenimiento de artículos: adición o eliminación de de artículos que se conservan en el inventario.

Sistema de libro mayor

En un sistema de libro mayor es donde se analizan todas las actividades contables que se realizan dentro de la empresa para demostrar su efecto. El objetivo  de este sistema  y de los archivos básicos así como las actividades de procesamiento es, conservar las actividades de las aplicaciones contables.

Este sistema de registro nos sirve para consolidar todas las transacciones financieras que suceden dentro de una organización con objeto de resumir y demostrar los cambios efectuados dentro de la empresa con base a números reales, estos son diseñados para ayudar en el control de la historia financiera de la empresa, como vivos anteriormente los sistemas registran y almacenan información pasada y presente, en este caso con datos pasados que se encuentran registrados podemos saber los cambios  que han surgido en el transcurso del tiempo en los movimientos de la organización.

Si no existen archivos de resúmenes para cada una de las áreas de actividad, se preparan entradas diarias en un área especial para que así quede registrada dicha información.

Las transacciones en este sistema son diferentes de los otros sistemas, no incluyen los datos referentes a las transacciones operativas, estos registros son diarios ya que son entradas y se registradas como movimientos en los inventarios.

Algunas de las actividades que se registran en el libro mayor son las siguientes:

·         Registro de archivo de resúmenes de otros sistemas de contabilidad en las cuentas correspondientes.

·         Preparación de informe de las cuentas y de la historia contable

·         Preparación del estado financiero para el periodo

·         Preparación de un sistema para el siguiente periodo contable

Este sistema lleva programas los cuales pueden estar organizados de diversas maneras, son necesarios para aceptar las entradas y corregirlas en el caso que sea necesario por si se haya causado un error.

Cuando se llega al final del periodo se corre un programa especial esto para dar por terminado el periodo, este programa es el que ajusta los totales del año a la fecha en cuentas correspondientes.

En sistema de salida se puede esperar encontrar los siguientes informes y los programas disponibles.

Ø  Relación de las listas de cuentas: estas son unas listas que contiene la   relación de los nombres de los clientes existentes

Ø  Registro de transacciones: es un listado donde se muestra todas las transacciones que han entrado durante el periodo actual por fecha.

Ø  Un informe de los estados de las cuentas: es un informe de todas las cuentas seleccionadas con saldos iníciales, así como nuevos saldos.

Sistemas para el procesamiento de entrada de órdenes

Generalmente estos sistema s no son independientes, son diseñados para modo en lotes o con mas frecuencia con como sistemas en línea. La razón general para operar un sistema de de entrada de ordenes es procesar los pedidos de los clientes. Los objetivos del  proceso de las órdenes son satisfacer las necesidades de los clientes para manejar las órdenes en forma rápida y precisa.

Sistemas de cuentas por cobrar

Se refiere a un ingreso de en efectivo que se le adeuda a las empresas u organizaciones como resultado de una transacción que ha sido efectuada, pero por la cual no se le ha pagado. Con mucha frecuencia las ventas en la empresas se hacen basadas en las órdenes de compra las cuales pueden originar ventas a crédito en lugar de que la venta sea en efectivo. En contabilidad podemos decir que entonces la mercancía la intercambiamos por lo que es una promesa de pago por la cantidad adecuada.

Este sistema también cuneta con su objetivo, el procesamiento de este sistema sirve para captar y procesar los datos de contabilidad que son importantes para controlar las ventas hechas a crédito y no en efectivo.

Existen varios tipos de transacciones como:

ü  Transacción de ventas: en este caso se trata de la capacitación de datos referentes a cada transacción a crédito y al almacenamiento de los datos mas importantes en un registro de transacciones.

ü  Transacciones de pago: se procesan los datos de la transacción y se calculan los nuevos balances contables.

ü  Transacciones de ajustes: es la capacitación de datos utilizados para corregir datos previamente registrados.

ü  Consultas  a las cuentas: la recuperación de información de uno o más registros de cuentas por cobrar para responder a consultas de los clientes.

En un sistema de cuentas por cobrar las actividades relacionadas con las transacciones ocurren cuando se efectúa la venta, puede ser la transacción en un sistema automatizado de una entrada de órdenes o puede estar controlada en forma manual. Los datos de transacción se alimentan  al sistema mediante una terminal y se acumulan en un archivo de transacciones temporales, posteriormente el archivo de datos se procesa comparándose con los archivos maestros de cuentas por cobrar, se prepara y se imprime automáticamente un informe listando cada una de las transacciones.

Sistema de cuantas por pagar

Se refiere  a la cantidad de dinero debida al vendedor o proveedor de los servicios solicitados o de las mercancías recibidas. Mas que conservar datos sobre la cantidad de dinero que debe ser recibida, como en los sistemas de cuentas por cobrar, los sistemas de cunetas por pagar almacenan y procesasn los detalles referentes a las cantidades que deben ser pagadas.

Uno de sus principales objetivos de este sistema es que conservan los registros dela facturas recibidas de los acreedores y la cantidad total que se le debe a cada uno de los acreedores.

Otro de los objetivos es que debe mantener el nivel sobre los niveles de crédito esto debido a que el nivel de crédito de una empresa se encuentra asociado con sus pagos oportunos de las facturas, estos sistemas están diseñados para controlar las fechas límites para obtener descuentos en efectivo.

La administración de las cuentas por pagar es mucho mas que pagar facturas, incluye la administración precisa de los registros control sobre el uso del efectivo, mantener una buena tasa de crédito y proteger contra desembolsos no autorizados de efectivo. La ayuda de la tecnología con el uso de la computadora puede mejorar la efectividad y la eficiencia siempre y cuando los dispositivos sean manejados de la mejor manera

Conclusión

Después de haber realizado una corta investigación acerca de los sistemas que se manejan dentro de las organizaciones me doy cuenta como son tan importantes para ellas y como es que cada registro va ligado con otro, como por ejemplo; en sistema de registros de ventas es ahí donde nos muestra cuanto fue lo que se vendió y por lo tanto hizo que existiera tanto un movimiento en el sistema de registro de inventarios por el motivo de que se realizo una salida, asi como también en el sistema de de cuentas por cobrar en el dado caso no nos hayan hecho esta compra en efectivo.

Entonces nos podemos dar cuenta como es que todos los sistemas van de la mano para asi poder tener una buena administración dentro de la empresa y también nos ayudan para tomar las mejores decisiones por que en un dado caso de las ventas podríamos decir que tenemos una cartera de clientes entonces con ese dato se es mas fácil ver que clientes son mas responsables que otros y si verdaderamente podemos confiar en ellos entregando una mercancía que tal vez se pagara en un cierto plazo que se determina.

Estoy de acuerdo que los sistemas de registro son de mucha utilidad y que esta información solo es para la empresa ya que son informes de registros internos.

Cuando nos dijeron que teníamos que hacer un ensayo acerca de toda la unidad dos del programa escolar, dije “es mucho”  y de hecho me costó un poco de trabajo encontrar información acerca de todos los informes de registros, por que busque en diversos libros y no encontraba nada, pero después con ayuda de alguien mas obtuve información para elaborar mi trabajo, en donde se explica de una manera muy detalla cómo es que los sistemas información interna son muy útiles para que una organización logre sus objetivos que estos pueden ser varios como uno de ellos y muy importante es que sus clientes al momento de comprar sus productos en verdad queden satisfechos y otro objetivo es que la empresa genere ganancias y asi seguir creciendo tanto en territorio nacional hasta llegar a ser una empresa reconocida mundialmente, pero para ello se debe de trabajar mucho y saber explotar al máximo y de la mejor manera los recurso con los que se cuenta tanto financieros como humanos.